秘書って何?必要なスキルや経験など7つのポイント徹底解説!

     
       
セクレタリー
         

秘書というとお偉いさんに付きっきりで業務を行うため、責任感が強く高度なスキルが求められ第二新卒の方にはハードルが高いとお考えの方も多いのではないでしょうか。そんな気になる秘書のお仕事の実態について8つのポイントとしてご紹介します。

何をする仕事?

何をする仕事

秘書は職業の1つで、企業役員や弁護士あるいは大学教授などの側につき仕事のサポートを行うのが特徴です。主な業務は書類作成やスケジュールの管理、社外対応などです。書類作成については重要な書類を扱うことから、付く方から信頼されること少なくとも必要になります。書類作成の他にも、電話やメールの対応に来客の接遇、それからスケジュール管理などがあります。身の回りの雑務をこなすスキルも必要ですから、何に関しても器用で頼りになる人材の需要が高いです。イメージ的には、特定の人物の総務を担当する専属の専門家で、常に身近にいて先回りしながら円滑な仕事をサポートする感じです。

何でも自分1人でできる必要がありますから、物事に対して意欲的で、経験が豊富な人ほど秘書になれる可能性が高まります。たとえば、事務仕事で下積みを積み、それが認められて上司の仕事の一部が認められた経験がある人なら、秘書に向いているといえるでしょう。

別職種の経験を活かしたい方!

キャリアウーマン

総務的な業務が仕事になるので、いわゆる第二新卒で経験を他のことに活かしたかったり、多少時間が掛かっても新しい仕事が飲み込めるのであれば十分に秘書の仕事のチャンスは手に入ります。当然ですが、秘書は外から見ると特定の人物のおつきの人ですから、つく相手の評判を落とさない振る舞いが求められます。

社会人としての身だしなみや言葉遣いはできて当然ですし、高度な応対や接客スキルが問われるので、ビジネスマナー全般に精通していた方が良いです。業務とは直接的に関係がないとしても、これも秘書に必要不可欠な要素ですから、早めにビジネスマナーを身につけて実力を高めたいところです。ただし、マナーとは言っても知識だけでは意味がないのでファーストキャリアにおいて少しでも社外の対応があった方は活かすことができるはずです。またこのマナーについては、急に秘書がいなくなると上司は仕事が進められなくなりますので、秘書は体調管理や自己管理を怠らないで何時でも上司をサポートできる状態でいることが大事です。基本的なことですが別職種に比べると自分が休むことによる影響がダイレクトに出てしまうため非常に重要な要素のうちの一つです。

コミュニケーション

時には社内のスタッフに協力してもらったり社外に連絡を入れる必要もあるのでコミュニケーション能力が重要です。社内の方との信頼関係が成り立っている上でのコミュニケーションが取れていることも重要になります。これは、信頼関係が構築できていることによって役員レベルの方では把握することができない現場レベルの声を引き上げることができるためです。これは、与えられる指示ではなく求められるもの以上の成果をあげるという観点で必要になります。また、そのコミュニケーションを活かして上司のスケジュール全把握は当たり前で、そこからどう調整したりスムーズに予定をこなせるようにするかが腕の見せどころです。予定は変更になることが度々ありますし1つの予定が変わると後に響きますから影響がでないよう調整を行う必要が出てきます。

マルチタスク

対応する仕事自体は優先順位を決めてこなす地味な内容なので、努力してもそれが他人に認められる保証はないです。この優先順位は必ずしも自分軸で立てられるものでなく、付く方や社内外の事情によって決まる部分が大いにあるため複数業務を並行して進めなければならないことも多々あります。そのため、常に忙しくてやりがいがあるのは確かで刺激的な日々を送りたい人の希望にマッチするでしょう。書類作成や原稿作成といった自分の仕事もあるので、1分1秒も無駄にはできませんし、予定が狂ってパニックになるようでは務まらないです。このように秘書に求められるスキルは多く、基本的な能力の高さが適性を大きく左右します。業務量が増えるので、無駄なく効率的に優先順位をつけて仕事をするのは当然として、無理なく業務に従事できるよう、仕事量を上手く調節することも肝心です。社内文書や社外向けの案内や依頼、詫び状などの作成業務も発生するので、平均以上の文書作成能力が必要です。パソコンは使えて当たり前ですし、ブラインドタッチで推敲に迷うことなくスピーディーに文章を仕上げることが求められるスキルの1つです。

英語は必要?

英語

会社や上司によっては、海外とのやり取りも発生する可能性が高いので英語ができたりビジネス英語の理解も重要となります。海外出張が発生するとなれば、現地情報の収集や宿泊先の手配など、新たに業務の追加が起こります。中には、英文の書類関係は含まれておらずビジネス英会話のみ対応できれば業務が務まる職場もあります。そうなると、秘書の経験はなくとも外資系企業での英語使用歴が評価される場合もあります。逆も然りで、英語の電話や来客応対は含まずに文章作成のみ対応するという職場や上司もいるため、対応する業務はやはり職場に依存します。その場合は、TOEICやTOEFI、IELTsなどの受験スコアがあると選考で有利になります。

実際は職場や上司によって異なる

同僚

実際のところ、仕事の忙しさや業務の内容は上司によって異なりますし、休みを返上する必要があるほど忙しい場合や、勤務時間内に仕事が終わるケースもあります。仕事量が多くなりがちな人の場合は、複数の秘書を雇い仕事を分散させることも珍しくないです。このケースでは、上司との間だけでなく他のスタッフとの連携も発生するので、速やかに信頼関係を築いたり情報共有を始めることが大切です。今までの経験が全く通用しない、そういう場面に遭遇することもあり得ますから、何が起こっても対処できるように備えるのが正解です。職業適性があるか、自分に秘書の仕事が勤まるか気になる人は、技能検定を受けてみるのが良いでしょう。

秘書検定を受けるメリットはある?

秘書を目指す方であればぜひ「秘書検定」の受験を検討してみても良いと思います。難易度別になっているため、未経験の方も気軽に受けられる資格になっています。これは筆記試験と面接試験があり働いたことがない方でも実際のビジネスシーンを学ぶ機会にもなるため、受験するだけでも社会勉強になります。採用にはクリアすべきポイントが沢山あるので大変ですが、挑戦してみる価値は十分にあります。また、面接慣れしていない第二新卒の方も面接練習として受験することもお勧めできます。

第二新卒の求人は?

求人

近年は、第二新卒向けに秘書の求人が出ているので、チャンス自体は誰にでもあるといえます。大切なのは秘書に足るスキルを持つか否かですから、求人に応募して採用されたい場合は、秘書とは何かを理解して自分を磨くことをおすすめします。

第二新卒向けにも求人がある理由は、誰でも秘書になれるチャンスがあって、早期転職希望者の中にも向いている人が隠れている可能性があるからです。逆にいえば、第二新卒でなくても適性がなければ秘書は無理ですし、経験が豊富でも能力が低ければそれまでです。時間の無駄が許されず、何でもこなせることが欠かせませんから、自分を律することができて次に何をすべきか分かる人が、秘書に相応しい人物像となります。

まとめ

第二新卒の方はなかなか触れる機会がない秘書の仕事についてご紹介いたしました。第二新卒向けにも求人が増えてきているため、今までの経験によってはスキルアップすることができるとても良い仕事だと考えられます。ぜひ新たな選択肢として秘書も加えてみてはいかがでしょうか。

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*