転職で事務にチャレンジ!”営業事務”を知るための6つのポイント

     
       
営業事務
         

営業事務は、外回りをする営業担当者をサポートする職業で、営業サポートや営業アシスタントとも呼ばれています。基本的には営業担当者の負担を減らす為に、社内で各種の業務に取り組むことになります。そんな営業事務について6つのポイントに分けて業務内容や活かすことができる経験についてまとめました。

何をする仕事?

タイピング

業務内容は受発注業務や営業のアシスタント業務がメインのものがほとんどです。営業のアシスタントとして対応する内容は書類の作成やデータ入力といった仕事で、社内で使う会議用の資料を作ったりもします。作成する書類は請求書が代表的で、伝票の処理や経費の精算なども多い傾向があります。実際に第二新卒向けの未経験歓迎の求人は少なくなく経理や秘書などと比べるとスキルは求められませんが、複数の業務をそつなくこなす手際の良さは問われるます。受発注の対応については受注の締め切りがあるものが多く、時間内に業務を終わらせなければならず時間に追われる部分も出てきます。また、受発注業務の一連の流れでクライアントとの納期調整なども含まれてきます。在庫がない場合の折衝もベテランであれば対応しているものになります。そのため、ものの受発注については在庫の管理をリアルタイムで把握しておくことで円滑に業務を進めることができます。

ビジネスメール

これらの対応の中で電話対応やメールの返信といった業務も発生するので、一定以上の文章作成力(ビジネスメール応対)が必要です。勿論、これらに付随する言葉遣いやビジネス用語の理解など、社会人としての基礎力が重要となります。限られた時間の中で伝えたいことを端的に伝えるということが必要になります。

営業職のイメージ

営業事務の就職に必要なスキルがあるとしたら、それは社会経験や営業職に関する理解です。社会経験は会社がどのように運営されているのか、営業とはどういった役割を担い、そして結果を求められているかなどです。第二新卒の場合だと、十分な社会経験を積む前に転職することになるので、あまりに就職から離職の期間が短いと、営業事務の面接を受けても少なからずそこが引っ掛かる可能性もあります。

営業事務を目指す前に身につけたいスキル・経験しておきたいことは、電話を含めた対応にパソコンの使い方、それと実際に営業活動をしたことがある方はかなりの強みになります。事務とはいっても、営業担当者の状況を把握したり必要とされるサポートを提供することになるので、営業活動に従事する人の気持ちが分からないと関係構築に支障が出ます。

コミュニケーション

コミュニケーション

 

やはり、スムーズな業務の実行には円滑な人間関係が不可欠なので、自ら積極的にコミュニケーションを図ることが重要です。コミュニケーションは、一方的に考えや思っていることをいうのではなく、相手の考えや思いを推し量りことで成立します。だからこそ、営業事務には営業職の理解が必要で、一度営業活動をする経験がその後に役立つのです。最初から営業として就職した人なら、既に営業職の経験は済んでいるので、後は事務仕事を経験してから第二新卒で転職を検討することができます。いずれにしても、事務と営業の2つの経験があると、面接の際に説得力のある話ができるので、採用に繋がる可能性がアップします。コミュニケーションやビジネスマナーだけでなく、クレーム対応と処理方法も、経験して身につけておいた方が良いポイントです。

PCスキル

営業事務は営業職の仕事を一部肩代わりするイメージなので、元々やることが多く仕事は忙しいです。自分都合で業務を進められるわけではないのでスピード感が求められ、PCの基本的な操作をそつなくこなしていく必要が出てきます。もちろんクレームが入ればその対応に追われますし、作成書類や入力データに間違いがあれば自分の責任になってしまいます。その日の仕事が終わらないと基本的に帰れないので、勤務時間内で仕事が終わるように効率良く仕事をする能力も必要となります。

スケジュール管理

仕事のやり方は人によりますが、朝出社したらメールをチェック・サポートを担当する営業と話し合いを経てその日1日の大まかな業務の流れを決めることになります。スキルというほどではありませんが、これは忙しさを経験しないと身につきませんから、新卒や第二新卒として経験しておくことで対応力などのスキルアップにも大きく繋がります。勤務中の仕事の進め方も大事ですが、翌日の業務に支障をきたさないよう、前日に準備をしておいたり先を見据えて業務を行う心掛けが不可欠です。つまり、端的にいえば社会人としての自覚が大切で、当たり前のことが1つ1つこなせるか、この点が営業事務が適職か否かを左右します。午前中は書類の作成や電話対応が中心で、お昼を挟んで午後になると、伝票や受注・発注状況の確認と対応に変わります。営業担当者に対する提案や業務の改善も仕事の内なので、提案用の資料をまとめる仕事もあります。

英語は必要?

コミュニケーション

英語についてはほどんど不要と考えて良いと思います。ただし外資系企業では海外受発注の内容が含まれていたりするため、TOEICなどのスコアが必要になります。また、将来的に貿易事務など海を越えて海外と取引をしてみたいと考えている方であれば、ファーストステップとしてものの流れを勉強し通関士や貿易事務検定などを勉強しても良いかもしれません。

まとめ

立場としては裏方的な存在なので主役の営業職を引き立てる感じで、気持ち良く仕事ができる環境を整備するサポートが仕事の心構えです。スキルは1つのことを深く掘り下げて極めるよりも、複数を幅広く身につけるようにするのが正解です。第二新卒は、学校を卒業して就職から離職までの期間が短いので、短期間でどれだけ経験を積んで吸収できるかが勝負になります。このように、営業事務で求められる能力から逆算して考えれば、就職や転職に必要な条件が見えてきますし、押さえるべきポイントが分かります。自分が主役になりたい人には不向きですが、営業の自信はなくてもそのお手伝いをしたい、そういう人にとって天職となり得ます。

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