転職時の履歴書・職務経歴書作成で、事務職の業務内容が差別化できず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
しかし”具体化”を意識すれば、経験が浅い第二新卒でも簡単に、他の求職者とは異なる応募書類が作れます。
今回は7W3Hを使ってオリジナルの職務経歴書を作成しましょう。
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事務の経験者は必見！７W３Hを意識した職務経歴書の書き方
第二新卒の転職でも事務職は、非常に人気な職種のうちの一つです。
半年などの数ヶ月や数年しか経験がないと、似たような経歴書になってしまい、選考通過が難しく感じる方も多いのではないでしょうか。しかし不安な方でも、7W3Hをマスターすると経験をよりアピールできるだけでなく、就職後の無事ネス文章作成やビジネスメールでも活用できます。
早速、選考通過やスキルアップに繋がりやすいノウハウを確認しましょう。
1. ７W3Hとは
学生時代に多くの方が聞いたことがあるであろう”５W1H“ですが、これを拡大解釈したもので”７W３H”というものがあります。これらを構成するものは、
- who：誰が
- to whom：誰に
- with whom：誰と
- when：いつ
- where：どこ
- what：なに
- why：なぜ
- how：どのように
- how many：どれくらい
- how much：いくら
の計10要素になります。
多くの方が知っているものに加えてwhomが加わっております。一言に”who：誰が”だけでなく詳細に3分類しています。また、howについても日常でもビジネスでもよく使われるhow manyと how muchを加えて考えていきます。
2. 7W3Hを使って事務業務を具体化
7W3Hを経験してきた業務に当てはめることで、ただ経験したことだけでなく、採用担当者に業務対応ができそうかを想像させることもできます。
◇営業事務の例
【before】受発注業務（電子部品）
【after】受発注業務（電子部品100種類／営業10名担当／専用システム3種類）
beforeの場合、どのような商材を扱った業務を経験しているかしか分かりません。
しかしafterでは、”100種類”（how many）が記載されているためどれくらいのボリュームが対応できる人材か分かります。また、”営業10名”（with who）が書かれておりコミュニケーションを取りながら仕事できることもアピールできます。対応方法についても、”専用システム3種類”（how）が書かれておりシステム操作に慣れられることも語れます。
3. ビジネスで活かせる
転職活動でも必要になるメールと履歴書・エントリーシートや、就職後のビジネス文章でもこれらを意識すると一歩進んだ文章作成をすることができます。
７W3Hで分類されているものは、基本的に読み手や聞き手が気になるであろう典型的な質問です。そのためあらかじめこれらを言語化しておくことで、これらの質問をするためのメールや応答を省くことができ業務の効率化を図ることができます。
また、これらを事前に考えておけることで課題と感じている部分を自分自身が認識する一助になるため成長のスピードを速めることにも繋がります。
それでは実際にどのように活用するのかシーンに分けて確認してきましょう。
3.1 ビジネスメール
転職や就職をするときにも、エージェント会社や面接企業とのやりとりで少なからずメールのやり取りは発生します。そのときに、できるだけ少ないやり取りで意思疎通をできる方がビジネスマンとして生産性が高く評価されます。
＜改善前＞
いつも大変お世話になっております。
株式会社◇◇の田邉でございます。
先日お話しさせて頂いた▽▽プロジェクトの件で、面談のお時間を頂きたくご連絡致しました。
ご多忙な中恐縮ですが、ご都合の良い日程を複数ご教示いただけますと幸いです。
＜改善後＞
いつも大変お世話になっております。
株式会社◇◇の田邉でございます。
３０分程度面談調整のご依頼でご連絡致しました。
先日お話しさせて頂いた▽▽プロジェクトの件で、予算とスケジューリングについてのご相談でございます。
下記日時よりご調整いただけますと幸いです。
・４月１日（水）１０：００〜１５：００（終了）
・４月２日（木）１３：００〜１４：００（終了）
改善後のメールでは、具体的な時間について（how long）や何について話すのか（what）、いつ調整可能なのか（when）を言及しています。
極端な例なので「これくらいできている」と思う方も多いかもしれませんが、これらのことが当たり前にできているかどうかということが長期的な関係構築に大きく影響を与えてきます。
3.2 エントリーシート
転職時の履歴書やエントリーシートは、ビジネスメールよりも７W3Hを当てはめて考えていく必要性が高いです。なぜならば、ビジネスメールでは分からない点については返信をし確認する作業がありますが履歴書・エントリーシートではこれができないためです。
そのため、曖昧な表現や情報に漏れがないように書くことが非常に重要です。もちろん文字数や記入スペースに制限があるため全てに当てはめて考えることは不可能ですが、優先順位をつけて考えていかなければなりません。
＜改善前＞
私が学生時代に最も力を入れたことは、学園祭実行員としての活動です。当初、前年の低い集客率を改善するための施策を考えなければなりませんでした。（以下省略）
＜改善後＞
私が学生時代に最も力を入れたことは、大学４年次のとき学園祭実行員として集客を最大化させるための施策作りです。大学３年のとき、集客の対策をしておらず悪天候に見舞われ例年の0.8％のお客様しか集客ができませんでした。（以下省略）
改善後の文章では、いつの話なのか（when）や学園祭実行員の何の活動なのか（what）ということとどのような活動なのか（how）を具体的に書いてあります。また２文目については、低い集客率とはどれくらいか（how many）やなぜ低い集客率だったのか（why）などが具体的に言及されています。これだけ具体的に書くことができていると、同じエピソードであっても読み手に与える印象が全く異なるのではないでしょうか。
さあ！周囲と差を！
就職や転職時に企業とのメールやりとりで不安になったり、エントリーシートで不安になり添削サービスを欲したことが誰しもあるのではないでしょうか。もちろん、便利なサービスですしリスクを防ぐこともできますが、困ったときにその都度サービスを使うわけにはいきません。そのため、自分で解決することができるようにプロセスを一緒に確認していきました。
最初は当てはめる作業で大変かもしれませんが、慣れるまでの辛抱ですので一緒に頑張っていきましょう。
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