転職でタイムマネジメントをアピール|3つのポイントで周囲と差を

     
       
転職_タイムマネジメント
         

転職活動をしているけれども、なかなか計画通りに行かないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、転職活動に限らず日々の業務でも、残業がどうしても発生してしまうなど時間管理が苦手な方もいらっしゃると思います。そんな方々が予定通りに転職活動や業務を進められるような計画の立て方や時間の考え方について紹介していきます。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメント

タイムマネジメントと聞くと、ビジネススキルとして代表的なものなので多くの方が聞いたことがあるのではないでしょうか。日本語訳すると”時間管理”になりますが、単なる時間を管理することとは大きく異なります。これを意識することで、今まで持ち合わせているスキルを向上する必要もなく業務効率が上がったりより良い成果を出すことにつながります。

このタイムマネジメントを意識して、転職活動でアピールするだけでなく転職活動そのものもこのスキルを使って乗り越えていきましょう。

タイムスケジュールの管理

スケジュール

タイムマネジメントのポイントは、まとまった時間を時間割のように作業を割り当てて考えることです。しかし、このときに割り当てる業務は何も考えずに当てはめれば良いのではなく、優先順位を考えなければなりません。この優先順位の付け方に”重要度×緊急度マトリックス”があります。これは、今自分が取り組まなければならない仕事の重要度をまず考え、その中でも緊急性のあるもの(納期や締め切りが迫っているもの)から取り組むという方法です。

これは1日単位で取り組むのはもちろん月単位や年単位などの中長期的な物事にも応用して考えることができます。たとえば、将来的なキャリアアップ で英語の習得考えたときにすぐには必要はないけれど、週1日ペースでも良いので少しずつ取り組んでおくということなどが挙げられます。

なお、この優先順位のステップについては【転職で何からするか優先順位を迷う方|行動選択の3つのステップ】をチェックしましょう。

行動時間の管理

時間管理

行動時間の管理とは、日々の行動それぞれに時間の意識を持って取り組むことです。前項では中長期や一日などの割と長めの時間の中での行動管理について考えていきました。ここで考えるのは、行動それぞれに時間の意識を持たせるということです。

たとえば、”プレゼン資料の作成を1時間で終わらせる”ということです。これを聞くと多くの方がすでに実践していると考えるかもしれません。ですが、ここで重要なことは時間の設定することでその仕事のクオリティ(質)が必然的に決まってくるということです。つまり、質から逆算して行動にかける時間を考えるということなのです。

プレゼン資料の例で、1時間で終わらせるとなると正直クオリティは下がってしまうのではないかと考えられます。ですが、他の業務との兼ね合い(もっと時間をかける必要がある仕事が別にあるということ)を考えこのような選択をすると腑に落ちます。

マジックナンバー”7”

プレゼン資料作成の例では、一つのことをピックアップして考えましたが実際の業務ではマルチタスクが求められる場合があります。仕事ができる人=マルチタスクを制するとも考えられていますが、これができるようになるためにはコツが必要になります。人間は脳の中で記憶するのに7つの事柄が限界と言われています。また、人によってはこの7つが3つの場合もあると言われています。この限界に近いことを同時でやろうとすると生産性が大きく下がってしまうと言われています。つまり、マルチタスク=生産性の低下の可能性も大いにあるということです。そのため、それぞれの仕事のクオリティを考えこなしていくという考え方も重要になります。

行動に行動を紐付ける

バトン

前述の通りで(正しくない)マルチタスクは業務の生産性を下げる可能性もあり、業務の漏れも起こしかねません。そのため、ある行動をしたらこれをするという行動に紐付けるということを習慣化すると一連の流れの中で業務をこなすことができます。結びつける行動は必ずしも関連があるものでなくても問題ありません。

たとえば、メールチェックの時間が1日の中で多く、それが原因で業務効率が悪い方がいるとします。効率が悪くなってしまったいる原因は、メールをチェックしなければいけないという不安や不規則に(気付いた時に)メールをチェックすることだと考えられます。そのため、一例として電話を架け終わったら必ずメールをチェックするという習慣をつけるという解決方法があります。もちろんこれが正しい結びつけ方かどうかは実践してみないといけないですが、メールをチェックしなければいけないと考えられる回数と1日の行動回数が近いものを結びつけて考えることで解決することにつながります。

まとめ

時間に追われていろいろなことができないと感じる方も時間の考え方を改めることはできたでしょうか。皆同じ時間を与えられている中で、より効率よく業務を行なったり転職活動を終えられるように少しでも意識を変えていき新たな一歩を踏み出していきましょう。

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