一般事務って何?必要なスキルや経験など6つのポイント徹底解説!

     
       
一般事務
         

未経験から事務を始めようとする方は、誰もが一般事務から始めようと思う方が多いと思います。その一般事務って結局何をしているのか、必要なスキルや活かせる経験について6つのポイントを徹底的に解説します。

何をする仕事?

疑問

一般事務とは、オフィス内にてパソコンを用いてのデータの入力や、社内もしくは社外にて要する書類を手がけつつ処理と整理に至るまでを全般的に行う仕事です他にもオフィスに届いた郵便物が受取人に正しく届くように仕分けを行う事や発送業務、電話対応や来客応対に至るまで広範囲にわたる業務内容です。

こうした業務を行う一般事務になるためには特別な資格などを有している必要性は無いですが、要する資格が無いが故に常に高い人気を誇っています。また、一般事務に特化したスキルを有していれば尚一層オフィス内にて活躍できるようになるため、一般事務を目指している方は予めスキルを磨いておくと良く、既に働いている方は今一度見直してみるとより円滑に業務が行えるようになります。一般事務に従事する方が行う書類整理やファイリング、データ入力や伝票処理、郵便物の発送や仕分けなどは一緒に働いている他の社員達が本来の仕事に集中しやすい状況を整えるために必要とされている事です。

正確さが重要

タイピング

オフィスにコンピュータが導入されるようになった頃から一般事務において腕の見せ所とされているのが、データ入力において正しく情報を読み取り入力する能力です。企業には様々な取引先から日々多くの見積書が届きますが、見積書には日付や宛先の他に品番や価格など特殊な数字や細やかな数字が数多く並んでいるので、処理時などに一文字を誤ってしまい情報が合わないという事例が稀有ではありません。扱う数字が多いが故に、一箇所の一文字を誤ってしまうだけで修正すべき箇所を見つけ出すために大きな労力を必要とする上に、最終的な売上の合計などにも影響するため、早い段階で細やかな点についても迅速に気がつく事ができる能力も重宝されます。

コミュニケーション

コミュニケーション

また、一般事務は会社全体の社員や部署などから集められる情報を取り扱って処理をしつつ管理を行うため、黙々と作業を進められる能力と共に誰とでも円滑にコミュニケーションが取れるコミュニケーション能力も求められます。取引や打ち合わせなどを目的に訪れたお客様に対して来客対応をしたり、電話対応やメール対応もする事例が多いため第二新卒の方が一般事務を希望しているのなら、円滑にコミュニケーションが取れる様子をアピールすると強みにする事が可能です。

PCスキル

エクセル

メール対応時はもとより今日においては取り扱う情報は総じてコンピュータ上に記録して管理を行う様相になっていますし、業務時間の多くがコンピュータを使用して仕事を進めていく事になるので、第二新卒の方はもちろん新卒者や転職希望の方においてもパソコンスキルは重要です。パソコンは1台で行える作業が多いからこそ、一言でパソコンスキルとは言っても幅が広いのですが、一般事務においては文書作成ソフトのワードや表計算ソフトのエクセルを難なく使いこなせる様子であると安心ですし、面接時には面接担当者からの評価も高くなります。中でも、表計算ソフトのエクセルは様々なシーンで使用する機会が多いソフトウェアなので、使用頻度が高めの関数に関しては一般事務であっても役割と使い方を理解しておいた方が良いです。

スケジュール管理

一般事務の方が作業を行って完成を目指していく書類などが、作成後自社内のファイルに保存する目的である際には締切を設定するという事例は多くないため余裕があるタイミングで進めていっても構わないものの、手がけている書類が営業担当者などから依頼された物であるのなら、期限までにスピーディーに正しく書類の完成を目指す必要があります。
同様に、期限までにスピーディーに書類を完成させる事にも通ずる事として挙げられるのがスケジュール管理であり、企業の規模や方針によっては一般事務が営業事務や人事事務、経理事務を兼任する事例が少なくないためスケジュール管理と企業全体の現状が把握できるスキルがあると尚良いです。

メンタリティが大切

一般事務として働いている方は一緒に働いている方々のサポート役となるので、他人が円滑に動けるように縁の下の力持ちとして活躍する事について充実感を覚えるというメンタリティが大切です。日々繰り返し行う書類作成やデータ入力、ファイリングなどの業務に関しても多くの事例で企業毎もしくは部署ごとに定められ固定化されたファイルに繰り返し進めていく様子です。同一内容が記されている書類を自身の都合で形式などを変更してしまったり、ファイルを保存する場所をその都度変更してしまうと効率的に情報を管理する事がままならなくなる上に、混乱も招くきっかけになります。

そのため、繰り返し同じ作業を続けていても無問題であったり、予め定められているルールに則って正しく作業を進めていく事を好む方は長きにわたって活躍する事ができますし、他の社員の方々からも安定的で正確な仕事ぶりが評価して頂けるようになります。

まとめ

未経験の方だけでなく事務を経験している方も非常に多い一般事務について整理しました。事務の中でも行なっていることが非常にシンプルなため、事務未経験の第二新卒向けの求人も多くあります。ファーストキャリアで経験したことで活かせることがあったらそれを強みに新たな一歩を歩んでも良いかもしれないですね。

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