総務事務って何?必要なスキルや経験など3つのポイント徹底解説!

     
       
マルチタスク
         

会社には様々な部門や部署が存在しています。これは経営の効率上げるため、また仕事の専門性やクオリティーを向上させるためといえるでしょう。具体的な部門や部署としては商品の企画や開発を担当しているのが企画部、商品やサービスを販売するのが営業部、決算業務や経費精算などを行うのが経理部などと、様々な部署が存在しています。しかし会社の規模や組織によっては、経営に必要なことではあるけれども、専門的に担当することができない仕事がどうしても出てきてしまいます。このような仕事を一手にひきうけているのが総務部です。

何をする仕事?

具体的な仕事の例としては、備品の管理や発注、オフィス管理、社内規定の作成や更新、そのほか社内イベントの企画や運営などがあげられます。どれも専門性を持つ必要はないけれども、大切な仕事であるといえます。また中小企業の場合には、なかなかそれぞれの部署を独立して持つほど人員に余裕が出てこないところも多いものです。このような会社の場合には、経理や人事、契約書の作成や管理などもすべて総務部が行うこともあります。一般事務や秘書などを置いていない場合には、来客の応対や電話対応、会議室の手配、来客のお茶出しなども仕事の一つとなります。

総務部の仕事は会社の規模により大きく異なるため、総務事務の仕事は明確に定義することはできません。その中でも一番に挙げられるものとして、会社で使用されているあらゆるものの管理が挙げられます。ボールペンやクリップなどの消耗品などは、社員が仕事をするに当たり必要不可欠なものです。これらを定期的に足りているかどうかをチェックしたり、ほかの部署や社員からの注文を受けて、足りなくなる前に発注を行います。そのほかにもオフィス家具やOA機器なども、台帳を作成して個数や状態などを記入して管理することになります。業者にメンテナンスを依頼したり、機器の破損や故障が発生した場合には、交換依頼や新たに購入をすることになるでしょう。そのほかにもオフィスや建物そのものの管理や、株主総会のサポート、社員旅行などの社内イベントの企画や運営、冠婚葬祭やトラブルへの対応などその仕事は多岐にわたります。このように総務事務の仕事は会社にとって必要不可欠であり、その種類が多岐にわたることがわかります。

コミュニケーション

コミュニケーション

このようなことから総務事務に必要となるスキルや経験としては、まず第一にコミュニケーション能力が挙げられます。総務事務の仕事内容として、外部からの様々な問い合わせに対応する必要があります。たとえば会社の代表電話番号や問い合わせのメールアドレスは、その多くが総務部につながっていることでしょう。つまりこれらの対応はすべて総務事務の仕事になるということです。専門的な内容はそれぞれの担当部署に取り次ぐことになり、自分自身で処理するものはそれほど多くはないかもしれません。問い合わせの内容を正確に判断したうえで、担当者に伝達することができれば、大きなトラブルにはなりません。そのほかの仕事を見てもわかる通り、社内の人とのコミュニケーションは大きな主体となります。

しかし難しいコミュニケーションはそれほど発生することはなく、備品を発注したり設備の不具合に対応する、書類の作成などの業務は、実際に依頼した人と顔を合わせてやり取りを行うことになります。緊急的な依頼によって、その時に進めている仕事をいったん止めて対応しなければならないこともあるのです。

PCスキル

エクセル

そしてパソコンスキルは欠かすことのできない必要スキルと言えます。総務事務の仕事の一つには、さまざまな種類作成業務があります。もしも外部から問い合わせがあった場合には、メールで回答を送らなければならないことも多いものです。ここで重要となるものがパソコンスキルと言えるでしょう。エクセルやワードなどの基本的なソフトを頻繁に使用することになるため、最低条件は基本的な操作がこなせることです。特に売り上げ管理においてエクセルの操作は必要不可欠と言えるでしょう。しかしレベルによりが入社の直後から難しい書類の作成を任されないことも考えられます。このようなときには会社で用意されているフォーマットに従いデータ入力をすることから始めます。しかし基本的な操作を理解することは大切であり、その中でも仕事をしながら自分で学習しスキルアップを図る気持ちが重要といえます。

対応の早さ

感謝

作業の正確性においてスピードも求められることでしょう。近年では平均的な事務職としての水準は非常に高いレベルにあるといっても過言ではありません。事務職の主となる仕事は書類の作成や確認業務ですが、これらは社内や社外で起きている出来事を正確に把握し保存するためのものでもあります。当然のことながら、高いレベルの作業の正確性やスピードが求められることになるでしょう。そのほかにもスケジュール管理能力や臨機応変な対応など、求められることがたくさんあります。第二新卒で採用となった場合には、これらのスキルも必須となるでしょう。

まとめ

総務事務は会社の規模によって、対応業務が異なるためマルチタスクが得意な方はやりがいを感じる仕事です。また、関係各部署とのコミュニケーションも生まれてくるためテキパキ仕事はするものの、丁寧な対応も求められるためねれるまでは戸惑ってしまうこともあるかもしれません。ただ、総務の経験はその他の職種にも応用できる仕事のため非常に人気が高い仕事のうちの一つにもなっています。スキルアップとしてご検討してみてはいかがでしょうか。

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