初めての職務経歴書に不安な方!文章作成のプロが教えるポイント5選

     
       
転職_職務経歴書
         

職務経歴書の作成方法に多くの方が頭を悩まされていますが、を専門的に教わる機会はございません。作成方法に困っている方が作成のポイントを掴めるよう、各項目の説明と作成方法をご紹介しております。職務経歴書を味方につけ、新たな一歩に繋げましょう。

職務経歴書とは

職務経歴書

転職時に応募企業に提出する自分の経歴をまとめた書類で、経験した業務内容やスキル、自己PRなどを記載します。

職務経歴書に記載することは下記7つの内容です。

  1. 記入日(年月日)と氏名
  2. キャリアサマリ
  3. 企業概要
  4. キャリア詳細
  5. 資格
  6. スキル(OAソフト・専門ソフト)
  7. 自己PR

これらの情報をA4サイズで1~2枚でまとめて記載していきます。

作成するときにはフォーマットがあるため、それを使用します。もちろん自身のアピールしたいことと用紙の様式が異なる場合は、オリジナルを使って作成も有効的です。

◆履歴書とは何が違う?

履歴書では、プロフィール情報を記載します。生年月日や学歴、職歴など、いわば概要・略歴にあたる情報を企業側が把握するための書類です。

これに対して、職務経歴書では具体的な経験を知るためのものです。実績や経験の羅列だけでな、応募企業とマッチングしているポイントをわかりやすく伝えることが重要です。

7つの項目それぞれのポイントを紹介していきます。

キャリアサマリ

ビジネスメール

キャリアサマリ(要約)では、今までの経験について200~300文字程度でまとめて記載します。どのような経験をしてきたのかアピールも重要ですが、エントリー企業とのマッチングポイントを明確にすることが求められます。

企業側が活用する場面を考えると、書類選考はもちろんですが面接直前にも必ず目を通します。多忙な企業の場合は、サマリのみに目を通して面接を実施することもあります。そのため担当者が”気になるネタ(マッチングポイント)”が必要になるのです。

これを書くためには自分がどのような経験をし、どのようなスキルがあるのかを客観的に見つめ直さなければなりません。経験とスキルの自己分析は【キャリアの棚卸し】をチェックしましょう。

会社概要

企業

会社概要ではどのような企業で働いていたのかをイメージできるように記載します。会社の情報は、企業ホームページやIR情報で公式に公開している内容を基に作成します。

記載する項目は下記の9項目です。

  • 就業期間(◯年◯月〜◯年◯月)
  • 企業名
  • 事業内容(業種)
  • 雇用形態
  • 役職
  • 年収
  • 売上高
  • 従業員数
  • 担当部署

ここで企業側が知りたいことは、どのような風土・環境でどのようなポジションとして働いていたのかです。たとえば会社規模によって、大手や中小企業、ベンチャー企業、スタートアップ企業などがあります。規模によって裁量が変わることがあり、企業側が持つ印象が変わる一つのポイントです。

また部署名も採用担当者が知りたい重要なポイントです。どのような部署で仕事をしていたのかによって、採用後に仕事をする時のイメージが大きく変わります。

たとえば、経理の仕事をしている方の所属が経理部か営業部か考えてみましょう。経理部であれば経験していたことが日常的な経理(伝票仕分など)であっても業務の流れや経理知識を持っていることが考えられます。一方で営業部の場合では、営業サポートとしての業務のため前者に比べると期待値が下がってしまうことがあります。

◆企業概要の例

2018年4月〜現在 株式会社よちきゃり (正社員) 役職:リーダー 現年収:X,XXX万円

【事業内容】人材派遣、紹介予定派遣、人材紹介

【売上高】3,049億円

【従業員数】4,229人

【担当部署】東京コーディネート部/首都圏HRキャリアサポート課

キャリア詳細

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キャリア詳細では、サマリを基により具体的に経験してきたことを書いていきます。詳細を書くときには、

  • 業務内容
  • 実績
  • 退職理由

の3つに分けてアピールします。

これらを書くときに重要なのは、過不足なく書くことです。不足がNGなのは容易に想像できると思いますが、過分も避けた方が良いとされています。

情報を多く描き過ぎてしまうと、アピールしたいポイントが薄れてしまいかねません。経験してきたボリュームではなく、”最も力を入れたこと”や”マッチングポイント”にフォーカスして書きましょう。

どのようなことを意識すれば良いのかわからない方は【企業に合わせた実績・経験に悩む!3ステップで職務経歴書の選考通過】を確認しましょう。

業務内容

自分の役割と行っていたことを書きます。このとき定量的に書き具体的にイメージを持たせるために、年数や規模、売上を詳細に記載します。

◆業務内容

東京コーディネート部において人材コーディネーター(営業職)のチームリーダーを約1年間を経験いたしました。リーダーとしてメンバー4名のマネジメント、派遣求職者への仕事紹介〜雇用創出を行う。入社2年目(2019年度)には経年3年未満メンバーでユニット年間MVPを受賞いたしました。

キャリアサポート課では新宿エリア(稼働人数約2,300名)の契約終了求職者を1名で管理し、グループでの再就業50%目標達成に向け雇用創出を行った。

実績

実績では結果にフォーカスして書く方が多いですが、プロセスにフォーカスして書くと効果的です。転職市場で求められていることは、社内評価でなく社会での評価です。そのため社内で結果を出すために何をしたのかを書くことで、再現性を評価されます。

また自分自身が採用担当者に伝えたいことを考えると、結果よりも成果を上げるために行った自分努力ではないでしょうか。自分が伝えたいことを明確にすることは相手に伝いたいことをアウトプットするための一歩です。

◆実績

人材コーディネーターとして派遣求職者との信頼関係構築に力を入れました。当初求職者との接点を創出できておらず、信頼関係構築の前に競合他社や別コーディネーターの紹介で就業決定していました。そして営業成績の未達が入社2年目の7月から4ヶ月続いていました。

そこで紹介した求人で就業に至らないことをリスクマネジメントし、就業決定するまで求職者1人に対して複数の仕事紹介をし続けました。そのために1人の求職者に対して仕事を紹介し続けることを行った結果、日次のエントリー数を5件から10件に増やすことに繋がりました。すると求職者との信頼関係構築に繋がり、スキルマッチングだけでなくより本質的なニーズを踏まえた求人紹介できるようになりました。

リスクマネジメントを意識し行動のボリュームと質が高まったことで、入社2年目には入社3年未満部門にて「年間総就業開始決定数・生産性」共にユニット1位を受賞いたしました。

実績と自己PRの違いが分からない方は【職務経歴書の自己PRと実績について!本質的な違いと作成のポイント】をチェックしましょう。

退職理由

嘘偽りなく書くことが必要ですが、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう理由は表現に注意を払う必要があります。

退職理由については【職務経歴書の退職理由に悩む方必見!マイナス印象を与えない3つのポイント】で紹介しております。

資格・語学

資格・特技

エントリーした職種に関係する資格・語学について書きます。保有資格が多い場合は全てを記載するのではなく、難易度の高いもの(全商簿記3級は省略し、日商簿記3級のみ記載)に絞りましょう。

資格を数多く持っていること自体がアピールになると考える方もいますが、必ずしもそうではありません。資格取得の目的があれば良いのですが、それがなく受験している場合にはむしろマイナス評価になりかねません。

◆資格・語学の例

TOEFL iBT 60(2019年6月)

国家資格キャリアコンサルタント(2019年4月)

スキル(OAソフト・専門ソフト)

エクセル

OA(Office Automation:PCを使った事務)や専門ソフトは、客観的にわかるように情報を書くことが求められます。客観的とは過大評価も過小評価もされないようにということです。

そのためには、できるだけ具体的に書くことでわかりやすく伝えられます。たとえばOfficeソフトでは、それぞれ下記のような機能があります。その中でどのレベルまで対応可能かどうかについて書くとよりイメージが湧きます。

【Excel】データ入力/表作成/表計算・四則演算/グラフ作成・活用/関数(SUM・AVERAGE・IF)/VLOOKUP/PIVOT/マクロ/VBA

【Word】文字入力/文章作成/編集・表作/書式設定の応用/図・フォームの活用/Excel表・図挿入/図形(オートシェイプ)/差込印刷

【Power Point】データ入力/図・表挿入/プレゼン資料の編集/レイアウト/プレゼン資料の編集/マスターの編集/スライドショー編集・実行/スライド/アニメーション/プレゼンテーションパック

【Access】データ入力/テーブル作成/テーブル編集/データ抽出/データ並べ替え/クエリ作成/フォーム作成/レポート作成/マクロ

またOfficeソフト以外でも、下記のような専門スキルについては併せて記載していきましょう。このときに経験を具体的に書くことで、自分が対応可能なレベルを正しく伝えられます。表現の方法が様々ですが、「初級・中級・上級」や「基本操作・応用操作」、「実務・スクール・独学」、「経験年数」などがあります。

プログラミング言語(HTML:スクール1年/Java:実務3年)/会計ソフト(弥生会計)/業務ソフト(Outlook:/Salesforce:基本操作)/WEB関連(Ilustrator:実務5年)/グラフィック関連(Indesign:独学)

自己PR

ビジネスマン

学生時代にエントリーシート作成で多くの方が書いた自己PRと同じで、自分自身の強みについて言及します。ここで意識することは、職務経歴書全体で一貫性がなければならないということです。

つまり自己PRとは、今まで考えた実績や資格取得、スキル習得をするためのスタンスになるということです。自分自身ときちんと向き合い言語化しなければ表現できなくなってしまいます。

またアピールしたいことを一方的にアウトプットするのではなく、エントリー企業のニーズに合った強みでなければなりません。これが一致していないと企業で活かすことができない強みなので、選考で不利になってしまいかねません。

ですが本来、物事に取り組むスタンスは基本的には唯一のため、エントリー企業でどう活かしていきたいかを考えることの方が重要です。このようにして等身大の自分を表現することで、本当の意味でのミスマッチを防ぐことができます。

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ここまで確認したように内容は非常に重要ですが、文章を作成するためには正しい構成で書かなければなりません。自分の考えや言いたいことを正しく相手に伝えるために文章作成スキルが必要です。

実績と自己PRの違いが分からない方は【職務経歴書の自己PRと実績について!本質的な違いと作成のポイント】をチェックしましょう。

伝えたいことを書く

職務経歴書はあくまで”自分をPRするための書類”なので、伝えたいことを明確にしそれを伝える文章作成をします。これをブラッシュアップすることで、選考が進んだときに面接での受け答えの準備にもなります。

正しく効果的な職務経歴書を作成し、新たな一歩に繋げていきましょう。

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