ビジネスメールCCとBCCって何?今更聞けない使い分け方ご紹介!

     
       
ビジネスメール
         

ビジネスでは欠かすことのできないビジネスメールですが、そのマナーはちゃんと説明することができますでしょうか。今更聞くことのできないCCとBCCの使い分け方や、設定しておくことで便利な署名などの機能をご紹介いたします。

ビジネスメールって重要?

クエスチョン

高校や大学で何となくメールのマナーを教わったかもしれませんが、きちんと説明できますでしょうか。ビジネスメールを制するものが仕事の効率を制するとも言われており、これを無意識で使いこなせるようになることが非常に重要なスキルの一つです。

Toって?

Toは日本語でいうと「宛先」にあたります。そのためメールを送りたい相手を指定してアドレスを入力します。TOに指定するアドレスは複数あっても良いですが、基本的には1名に送ります。情報を共有したい方が複数おり、かつ、伝えることの重要度が同じ場合には職位の高い方をTOに指定しメールを送信しましょう。では、複数人に送る場合にはどのようにすれば良いかということですが、これはCCを使っていきます。

CCって何?

CCは「カーボン・コピー」の略で、日本語でいうと「複写」を意味します。そのため、CCに指定するアドレスは、Toと同送したい方となります。CCへ指定した方へメールが送信されていることは、TOの方からは分かるようになっています。

BCCって何?CCとの違いは?

BCCは「ブラインド・カーボン・コピー」の略で、CCに「隠す」という意味が加わっています。ここに指定したアドレスは、TOやCCに指定した方からは指定されたアドレスが見えないようになります。またBCCにアドレス指定されている方からは、TOとCCの方が分かるようになっています。そのため使用用途としては、やりとりしている方に内密で情報を共有するときに使用します。

たとえば自社の案件について複数社で競合させているときに、全社に同じ情報を共有したいときに使用します。このときはTOを自分に指定し、競合している各社をBCCに指定することで競合している会社を伏せながら情報の共有を図ることができます。

偉い人はどこに入れる?

mail

送る方の職位にかかわらず、送りたい相手をTOに入れて同送したい相手をCCに入れます。ただし、気をつけなければならないのがメール本文における相手方の宛名入力についてです。この時は、送っている方の中で職位の高い方の名前から入力していきます。たとえば、下記のように記載をします。

【アドレスの指定】

TO:鈴木 様(役職なし)

CC:田中 様(部長)

【本文】

株式会社〇〇

〇〇部

部長 田中 様

鈴木 様

という表記になり、アドレス指定と本文が逆になりますので注意が必要です。

メールシステムってどういうもの?

一言でメールといってもいろいろなシステムの種類があります。社会人になると会社で使われているシステムを使うことになるため仕様が異なります。しかし、基本的な操作方法や機能については同じなので、少なくとも一つはきちんと機能を把握しておきましょう。一般的によく使われるものとしては、「outlook」や「Gmail」があります。中には、外資系企業などで「Notes」を使用している企業もあります。基本的には、メールツールですがスケジュールの管理やスケジュールの共有など様々な機能がございます。また、メールのフォーマット登録などもできるのでよく使う定型文は登録しておくことで誤送信を防ぐことができるだけでなく、生産性の向上にもつながります。

まとめ

今まで曖昧だった方はきちんと説明できるようになりましたでしょうか。ただ、実際に操作しているときに確認しないとわからないと思います。私自身も完璧に理解していると思いましたが、何度もミスをして覚えています。また、これはマナーなので大クレームを起こすようなものではないですが、私自身社外とやりとりしているときにマナーがなっていないとマイナス印象を持ってしまうのが正直なところです。最低限のマナーを身につけ信頼を勝ち取っていきましょう。

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*